💸 Remplir la case Dépenses mensuelles

Pour remplir les dépenses mensuelles, rendez vous dans l’onglet Combien dans ma poche.

Règle à respecter

Pour remplir les cases de la vue mensuelle, il faut systématiquement utiliser les transactions présentes sur votre compte bancaire ou relevé de compte. Il faut uniquement utiliser les transactions associées au mois sélectionné. Cela permet d’être cohérent avec les pratiques comptables.

Exemple : Si vous souhaitez calculer votre rémunération du mois de juin, il faut uniquement utiliser les transactions associées à une date sur juin.

Ce qu’il ne faut pas faire :

• associer des transactions d’autres mois parce que cela peut sembler logique (loyer, rétrocessions, etc).
• se baser sur les données du logiciel de télétransmission.

Définition

Une dépense correspond à de l’argent consommé par l’activité et qui ne sera pas récupéré.

Les dépenses mensuelles à saisir sont toutes les dépenses associées à un mois donné, à l’exception de :

• La cotisation URSSAF
• La cotisation de votre caisse de retraite (CARPIMKO, CARCDSF, CIPAV ou CARMF selon votre profession)
• Des virements effectués vers un autre de vos comptes (sauf s’ils correspondent à un remboursement de dépenses réalisées avec votre compte personnel).
• Des prélèvements au titre de l’Impôt sur le Revenu
• Des prélèvements des contrats Prévoyance, Mutuelle et PER (Plan d’épargne Retraite) qui doivent être définis dans: Comment remplir les contrats prévoyance/mutuelle/PER
• Des amortissements, qui doivent être définis dans: Remplir les amortissement
• Des mensualité de prêts, qui doivent être définis dans: Remplir les prêts/crédits
• Des cautions versées

En résumé, les dépenses mensuelles correspondent à de l’argent que vous ne possédez plus et qui a été dépensé durant le mois.

Comment les déterminer ?

Les dépenses mensuelles peuvent être déterminée à partir du relevé bancaire, au format PDF ou Excel, ou à partir de votre application bancaire en effectuant quelques calculs.

Méthode 1 - Soustraction

Cette méthode consiste à prendre le total des dépenses et retirer les transactions sortantes non pertinentes :

• Prendre le total des Débits sur le relevé de compte
• Retrancher la somme associée à une transaction de l’URSSAF, si elle existe
• Retrancher la somme associée à une transaction de la caisse de retraite (CARPIMKO, CARCDFS, CIPAV, CARMF), si elle existe
• Retrancher les virements du compte professionnel vers d’autres comptes (épargne, personnels, etc) (sauf s’ils correspondent à un remboursement de dépenses réalisées avec votre compte personnel).
• Retirer les mensualités de prêts / crédits définis dans Remplir les prêts/crédits
• Retirer les mensualités de vos contrats Mutuelles/Prévoyance/PER définis dans Comment remplir les contrats prévoyance/mutuelle/PER
• Ainsi de suite pour l’ensemble des cas d’exclusion détaillés ci-dessus.

Le résultat correspond aux dépenses mensuelles à reporter dans la case Dépenses mensuelles

Nous vous conseillons cette méthode si vous avez beaucoup de transactions sur votre relevé bancaire.

Méthode 2 - Addition

Cette méthode consiste à sommer toutes les dépenses éligibles à partir du relevé bancaire. Pour cela il faut sommer tous les débits
à l’exception de :

• la somme associée à une transaction de l’URSSAF, si elle existe
• la somme associée à une transaction de la caisse de retraite (CARPIMKO, CARCDFS, CIPAV, CARMF), si elle existe
• les virements du compte professionnel vers d’autres comptes (épargne, personnels, etc) (sauf s’ils correspondent à un remboursement de dépenses réalisées avec votre compte personnel).
• les mensualités de prêts / crédits définis dans Remplir les prêts/crédits
• les mensualités de vos contrats Mutuelles/Prévoyance/PER définis dans Comment remplir les contrats prévoyance/mutuelle/PER
• Ainsi de suite pour l’ensemble des cas d’exclusion détaillés ci-dessus.

Le résultat correspond aux dépenses mensuelles à reporter dans la case Dépenses mensuelles

Nous vous conseillons cette méthode si vous avez peu de transactions sur votre relevé bancaire.

Exemple de dépenses à saisir

• Loyer
• Retrocession
• Achat de matériel si ce dernier n’est pas assorti d’un amortissement ou d’un prêt (sinon reportez vous à Remplir les amortissement)
• Assurances professionnelles
• Electricité du cabinet
• Chauffage du cabinet
• Logiciels (par exemple l’abonnement à Orthophinance)
• Formation
• CFE (Cotisation Foncière des Entreprises)
• Les frais et indemnités kilométriques concernant vos déplacements professionnels : ces frais ne peuvent actuellement pas être intégré dans Orthophinance. Un correctif sera prochainement mis en place pour permettre leur saisie.
• Des dépenses professionnelles réalisées avec votre compte personnel et remboursées par un virement de votre compte professionnel vers votre compte personnel.

Les transactions à exclure

• Les charges Sociales URSSAF et caisse de retraite (CARPIMKO, CARCDFS, CIPAV, CARMF)
• Les virements entre vos comptes professionnels et personnels (sauf s’ils correspondent à un remboursement de dépense réalisé avec votre compte personnel)
• Les prélèvements au titre de l’Impôt sur le Revenu
• Les cautions versées et récupérées
• Les contrats Prévoyance/Mutuelle/PER: voir Comment remplir les contrats prévoyance/mutuelle/PER
• Les amortissements, qui doivent être définis dans Remplir les amortissement
• Les mensualités de prêt, qui doivent être définis dans: Remplir les prêts/crédits

A retenir

Orthophinance met à votre disposition plusieurs modules dans l’onglet Saisie Avancée. De manière générale, si vous avez rempli des informations dans l’un de ces modules, il ne faut pas la remplir dans les dépenses mensuelles.

Questions sur comment remplir les dépenses mensuelles

Est-ce que les chèques vacances sont une dépense ?

Réponse simple : en pratique nous vous déconseillons d’inclure le montant des tickets restaurant car au delà d’une certaine limites ceux-ci sont taxés comme le reste des revenus. Ne pas les intégrer dans les dépenses est une approche conservatrice.

Réponse compliquée : vous pouvez intégrer dans les dépenses uniquement la fraction non taxable des chèques vacances.

Est-ce que les contrats prévoyance et retraite Madelin sont déductibles ?

Une fraction seulement des dépenses associées aux contrats Madelin est déductible (voir prévoyance et retraite).

Par contre, ils sont totalement réintégré dans les assiettes de calcul des cotisations. En pratique cela veut dire que vos charges ne seront pas réduites en souscrivant à ce genre de contrat.

Règle à suivre : ne pas considérer les dépenses Madelin dans les dépenses mensuelle, et les remplir dans la section dédiée: Comment remplir les contrats prévoyance/mutuelle/PER

Comment intégrer les mensualités d’emprunt dans les dépenses ?

Voir: Remplir les prêts/crédits

Faut il intégrer les cautions versées dans les dépenses ?

Non, il ne faut d’ailleurs pas intégrer les cautions restituées dans le chiffre d’affaire. Dans Orthophinance, les cautions ne doivent pas être saisies.

Comment faire si ma titulaire encaisse les honoraires et me donne ces honoraires moins ma rétrocession ?

Dans ce cas, il faut simplement indiquer dans la case Chiffre d’affaires le montant des honoraires que vous donne la titulaire et ne pas indiquer la rétrocession dans la case Dépenses mensuelles.

Comment traiter les virements que l’on fait de son compte épargne vers son compte pro ? (notamment ceux indiqués par Orthophinance)

Ce sont des virements entre comptes vous appartenant, il ne faut pas les saisir dans Orthophinance autre du Chiffre d’affaire ou des Dépenses Mensuelles. Pour vous faciliter la saisie, certains logiciels (comme Indy par exemple) vous demandent de catégoriser vos transactions et vous précalculent des grand aggrégats par catégorie.

Faut il intégrer dans les dépenses mensuelles les prélèvement personnels vers mon compte personnel ?

Non il ne faut pas les intégrer dans les dépenses, ce n’est pas une charge.

Comment saisir les frais kilométriques ?

Orthophinance ne fait pas le calcul des frais kilométriques.