🧭 La philosophie Orthophinance

Cette section explique l’approche financière proposée par Orthophinance et détaille un certain nombre de points d’attention.

Comment Orthophinance s’insère dans la vie financière du cabinet ?

Flux financiers du cabinet

Le cabinet libéral récolte des gains (à gauche du schéma) qui constituent son chiffre d’affaires :

• Paiement des patients
• Remboursement de l’Assurance Maladie ou des Mutuelles
• Rétrocessions de collaboratrices

De l’argent est “perdu” sous le forme de diverses charges (haut et en bas du schéma):

• Charges d’exploitation (loyer, assurances, matériel, etc)
• Charges sociales (URSSAF et caisse de retraite*)

*CARPIMKO, CARCDSF, CIPAV ou CARMF selon votre profession

Avec l’argent restant, il faut (droite du schéma):

• Economiser pour ses futures charges sociales et anticiper les régularisations (sur un compte d’épargne professionnel)
• Déterminer sa rémunération réellement utilisable.

Bonne organisation financière du cabinet

Bien que non strictement nécéssaire pour l’utilisation d’Orthophinance, le logiciel fait l’hypothèse que vos comptes professionnels et personnels sont séparés, et que les dépenses sont correctement associées à chaque compte.

Ainsi :

• Les dépenses à caractère professionnelles sont prélevées sur le compte professionnel
• Les dépenses à caractère personnelles sont prélevée sur votre compte personnel, et surtout pas sur votre compte professionnel.

Nous vous invitons à adopter cette séparation car :

• Cela clarifie la gestion des comptes
• Cela simplifie la comptabilité
• Cela vous permet de créer de la visibilité sur vos flux de trésorerie
• Cela fiabilise les résultats d’Orthophinance

Comprendre les charges sociales

Explication détaillée: Comprendre les cotisations

S’il n’y avait pas de charges sociales, on pourrait calculer simplement la rémunération comme la différence entre le chiffre d’affaires et charges d’exploitation.

Le problème : les charges sociales demandées par l’URSSAF et la caisse de retraite ne sont jamais parfaitement ajustées à l’activité réelle du professionnel libéral à un instant donné.

En effet, celles-ci sont calculées sur le bénéfice du cabinet, qui n’est connu qu’en année N+1, après la déclaration des revenus.

Cela crée des décalages dans le temps et le fameux mécanisme de régularisation.

Mais qu’est-ce que la régularisation ?

En année N, les caisses appellent des cotisations provisionnelles, estimées sur le chiffre d’affaires de l’année N-1. Ces cotisations sont calculées sur une estimation de votre bénéfice de l’année N, qui n’est pas encore connu car il le sera en année N+1.

La régularisation arrive en année N+1 et sert à vous faire payer la différence entre les cotisations provisionnelles payées en année N et les cotisations réellement dues pour l’année N. Ces cotisations réellement dues sont connues en année N+1 après la déclaration des revenus perçus en année N.

Pour comprendre, voici un schéma :

L’optique d’Orthophinance : Mettre de côté pour ses futures charges sociales

L’approche d’Orthophinance

L’approche d’Orthophinance consiste à calculer en “temps réel” l’assiette de cotisations du cabinet, afin d’en déduire les cotisations réellement dues à l’URSSAF et votre caisse de retraite*. *CARPIMKO, CARCDSF, CIPAV ou CARMF selon votre profession

Ainsi, mois par mois, au lieu d’attendre l’année N+1 pour découvrir le montant de ses cotisations, celles-ci sont calculées progressivement durant l’année N. Cela permet de facilement et progressivement économiser pour payer ses futures régularisations.

Dans son utilisation classique, Orthophinance vous indique ce que vous devez mettre de côté tous les mois.

En effet, Orthophinance calcule des flux. Il indique si vous devez économiser ou retirer vos économies en fonction de votre activité et des prélèvements des charges sociales. Ce flux correspond, pour un mois donné, au :

• minimum d’économies à mettre de côté
• maximum d’argent à retirer du compte d’épargne professionnel

Orthophinance permet également de connaître le montant MINIMUM à avoir sur votre compte à un instant donné afin de payer vos futures régularisations grâce au module Combien avoir sur votre compte pour vos futures régularisation.

Montant à avoir sur votre compte

ATTENTION, Orthophinance n’indique pas le montant total devant être sur le compte d’épargne professionnel ! En effet, cela correspond à une préférence personnelle. Certaines personnes ne veulent pas disposer d’un fond de roulement trop important, et certains veulent disposer de beaucoup d’économie pour parer à toute éventualité.

Le montant indiqué dans le module Combien avoir sur votre compte pour vos futures régularisations ne couvre que les futures régularisations. Il ne couvre pas les futures cotisations provisionnelles, ni les potentiels coups durs.

Mais alors, en pratique, comment gérer ma trésorerie ?

Indépendamment d’Orthophinance, nous vous conseillons de disposer d’un fond de réserve, c’est à dire d’une somme toujours disponible sur le compte d’épargne professionnel.

Orthophinance indiquera des flux (économiser ou sortir de l’argent), mais il est important que ce compte soit toujours approvisionné avec une somme supérieure à 0.

Ce fond de réserve sert à absorber des dépenses imprévues comme des erreurs de calculs de la part de l’URSSAF ou de votre caisse de retraite, des problèmes d‘“Avoir” avec ces caisses, des coups durs, etc.

Au minimum, Nous vous conseillons de disposer d’un montant de :

(4000 EUR + 0,25 * bénéfice moyen d'une année) * Nombre de mois de sécurité / 12

sur ce compte.

Par exemple, si :

• votre bénéfice habituel est de 30 000 EUR
• vous souhaitez disposer de 6 mois de cotisations de sécurité

alors, vous devez disposer sur ce compte de (4000 + 0,25 * 30 000) * 6 / 12 = 5750 EUR.

Les flux indiqués par Orthophinance (et le montant du solde conseillé dans le module Combien avoir sur votre compte pour vos futures régularisation se feront donc par dessus ce fond de réserve.

Gestion pratique VS. recommendations d’Orthophinance

Par ailleurs, Orthophinance ne donne que des recommendations. Il ne vous impose pas de vous verser exactement le montant de la rémunération utilisable pour fonctionner correctement.

En effet, vous pouvez indiquer la rémunération que vous vous êtes effectivement versé pour le mois dans le module dédié. Dans l’exemple ci-dessous, le praticien (qui est au régime réel ici) se verse 3700 euros bien qu’il ait la possibilité de se verser 3799 euros

Orthophinance vous permet de facilement comparer le total de vos versements avec la somme des recommendations des différents mois en vous proposant une vue annuelle. Ainsi vous pouvez facilement moduler les versements en fonction de votre situation tout en gardant un suivi très précis.

Dans cet autre exemple ci-dessous, Orthophinance indique une rémunération utilisable de 2191 euros en janvier, 2205 euros en février et 1886 euros en mars. Vous pouvez décider de vous verser 2000 euros par mois et Orthophinance vous indique une différence positive de 282 euros entre ce que vous pouvez vous verser et ce que vous vous êtes versés. Comme cette valeur est supérieure à 0, vous savez que vous avez assez épargné pour vos futures régularisations.